La Oficina Virtual

Los primeros avances en el campo de la automatización de la oficina (OA) se enfocaron en las actividades de los secretarios y oficinistas. Luego se reconocieron las necesidades de comunicación de los gerentes y otros trabajadores del conocimiento. En fechas más recientes el alcance del trabajo de oficina se ha expandido más allá de la oficina fija para incluir sitios remotos, todos los cuales se enlazan mediante la comunicación de datos. Los sitios remotos, que incluyen hogares, cuartos de hotel, automóviles o cualquier otro lugar donde se encuentren los trabajadores de oficina, reciben el nombre de oficina virtual. Los empleados no viajan a su oficina en el sentido tradicional. Más bien, se enlazan con ella electrónicamente, fenómenos que reciben el nombre de trabajo a distancia o telecomunicación.

La Oficina Virtual ofrece ventajas para la compañía en forma de menores costos de instalaciones y equipos, una red de comunicaciones formales, menos interrupciones del trabajo y una contribución social. Las desventajas afectan primordialmente a los empleados e incluyen una sensación de aislamiento, temor a perder el empleo, decaimiento del ánimo y tensión familiar.

Objetivos de la (OA)

El principal objetivo de la (OA) es aumentar la productividad. En el caso de los encargados de resolver los problemas, la (OA) ofrece la oportunidad de tomar decisiones más rápidas y mejores que benefician a la compañía a generar mayores ingresos.

La primera aplicación de la (OA) fue el procesamiento de textos, que se ha convertido en la forma estándar  de producir documentos en copia permanente, como cartas, memorando e informes.

El correo electrónico y correo de voz concibieron   como formas de combatir la persecución telefónica. En ambos casos los buzones de los usuarios están almacenados en la computadora.

Las agendas electrónicas permiten al personal de la compañía acceder a las agendas de citas de otros para poder programar reuniones y visitas. Las agendas electrónicas preparan el camino para la comunicación.

Hay tres formas de teleconferencias: por audio, video y computadora. El atractivo del audio conferencia es su disponibilidad para cualquiera que tienen teléfono. Las video conferencias pueden combinar sonidos e imágenes en configuraciones unidireccionales y  bidireccionales.

El Fax es copiado a distancia que puede efectuarse usando máquinas de facsímil o computadoras. Aunque el facsímil es una valiosa aplicación de la (OA), su popularidad está impidiendo que las compañías alcancen el ideal de las oficinas sin papel.

El videotex  proporciona material tanto grafico como textual desde el almacenamiento de una computadora. Este almacenamiento puede ser propiedad de la compañía, un servicio de videotex por suscripción, o propiedad de otra organización, digamos un proveedor.

Los sistemas modernos de manejo de imágenes superan las limitaciones de almacenaje de papeles y micro formas aplicando tecnologías de OCR y disco compacto.

La autoedición es la aplicación de (OA) que decora el pastel produciendo comunicaciones impresas o en pantalla que tiene un aspecto profesional.

La (OA) contribuye a la resolución de problemas proporcionando vínculos de comunicación. Una forma sistemática de adaptar a la (OA) a un gerente individual es considerar los vínculos entre los papeles que el gerente desempeña.  La mezcla de la (OA) para un gerente se basa en características de la organización, preferencias personales y los recursos disponibles. Algunas aplicaciones de la (OA) son alternativas a los métodos de comunicación tradicionales mientras que otras ofrecen nuevas oportunidades.

La (OA) puede  ser utilizada como herramienta de resolución del problema por gerentes y no gerentes que trabajan en entornos de oficinas fijas o virtuales.